Borç Hesapları Dosyasını Denetlemenin Yolları

Borç hesapları denetimi, tek odak noktası veya tam bir iç denetimin bir bölümü olabilir. Bununla birlikte, genel denetim stratejileri, gerçekleştiği neden veya nedenlerden bağımsız olarak aynıdır. AP denetim stratejileri, Amerikan Yeminli Mali Müşavirler Enstitüsü Denetim Standartları Kurulu tarafından derlenen dolandırıcılık riski değerlendirme standartlarına dayanmaktadır. Birincil odak noktası, ödenecek hesapların ne olduğundan az ne de abartılmamasını sağlamaktır. Süreç, faturaların ve hesap özetlerinin yanı sıra diğer yükümlülüklerin ve tahakkuk eden giderlerin manuel olarak veya bir bilgisayar muhasebe programında uygun şekilde hesaplanmasını ve kaydedilmesini sağlamak için çalışır.

Tamlık Denetimi

Eksiksizliğe ilişkin denetim prosedürleri, temel denetim hedefini yerine getirir ve AP denetim sürecindeki en önemli prosedürlerdir. Mutabakatlar, kesme testleri ve denetim izleri, denetçilerin AP belgelerinin uygun şekilde hesaplanıp kaydedilmediğini doğrulamanın ana yollarıdır. Mutabakat prosedürleri, borçlu hesap defteri işlemlerinin genel muhasebedeki özet rakamlarla eşleşip eşleşmediğini belirler. Satın alma ve nakit ödemeleri kesme testleri, mali yıla ilişkin işlemlerin gerçekten de işletmenin yıl sonu mali tablolarına dahil edilip edilmediğini görmeye çalışır. Denetim izleri, özellikle eşleşmemiş belgeler içeren açık dosyaları arayarak kayıtlı borçlarla yapılan ödemeleri izler ve eşleştirir.

Geçerlilik Denetimi

Geçerliliğe ilişkin denetim prosedürleri, AP işlemlerinin meşruiyetini sağlamak için çalışır. Denetçilerin meşruiyet sağlamanın yaygın yolu, işlem onay talepleriyle satıcılara ve tedarikçilere ulaşmaktır. Kaç tane ve hangi belirli satıcı ve tedarikçilerin talep alacağı işletmeye bağlı olarak değişiklik gösterse de, çoğu, vadesi gelmiş bir bakiye olup olmadığına bakılmaksızın bunları tüm normal satıcılara ve tedarikçilere gönderir. Ek olarak, denetçiler, genellikle kayıtlar bir veya daha fazla açık fatura olduğunu gösterdiğinde, ara sıra iş ortaklarının bir yüzdesine ulaşır.

Uyumluluk Denetimi

Borçlu hesap işlemleri, genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun olmalıdır. Uyum denetimi, muhasebe prosedürlerinin genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun olup olmadığını belirler. Denetçiler genellikle bilanço, gelir tablosu ve nakit akış tablosu dahil olmak üzere yıl sonu mali tablolarını inceleyerek başlayarak geriye doğru çalışırlar, ardından kökenlerine geri dönmek için genel muhasebede rastgele girişler seçerler. İzlemenin oluşturduğu denetim izi, denetçilerin bir işlemin izlediği kesin yolu incelemesine ve muhasebe prosedürlerini değerlendirmesine olanak tanır.

Açıklama Denetimi

AP bakiyesinin yıl sonu mali tablolarında düzgün bir şekilde ifşa edilmesini sağlamak, AP denetim sürecinin son adımıdır. Denetçilerin bu adımı gerçekleştirme yolları, örneğin, AP'nin cari bir borç olarak listelendiğini ve satın almaların mal maliyeti hesaplamalarına dahil edildiğini doğrulamak için mali tabloların incelenmesini içerir. Denetçiler ayrıca, işlemin basitçe yeniden kodlanmasıyla sağlanabilecek olandan daha tam bir açıklama gerektirebilecek olağandışı işlemler için ayrıntılar sağlayan dipnotları da dikkate alır. Denetçilerin tam açıklamayı doğrulamasının son bir yolu, mali tabloların ödenecek hesapları ve satın alma rakamlarını tam olarak açıkladığını onaylayan zorunlu bir yönetim beyan mektubunu incelemektir.