Elektronik ve Basılı Dosya Dosyalama Sistemlerinin Bakımı Nasıl Yapılır

İş yapmak genellikle çok sayıda kayıt biriktirmek anlamına gelir ve iyi bir dosyalama sistemi olmadan, büyük hacim daha sonra belirli kayıtları almayı zorlaştırır. Kayıtlarınıza güvenilir erişim olmadan, işiniz kayabilir ve hatta başarısız olabilir, bu nedenle işinizi etkin bir şekilde yürütmek için iyi bir dosyalama sistemine ihtiyacınız vardır. Bu, hem kağıt kayıtlarınız hem de dijital kayıtlarınız için en başından bir akıllı dosya düzenleme şeması tasarlamak ve daha sonra kayıt tutma işlemlerinizi düzenli olarak güncel tutmak anlamına gelir.

Dijital Dosyaları Düzenleme

Dosyalarınızı dijitalleştirmek, kayıt tutmayı daha hızlı, daha kolay, daha güvenli ve daha doğru hale getirir. Her şirket, bunu yapmamak için kesin bir nedeni olmadıkça tüm kağıt kayıtların dijital kopyalarını saklamalıdır. Elektronik kayıtlarınız için iyi bir dosya şeması oluşturmak için, özel, güvenli bir bilgisayar kullanın ve bilgisayarın arızalanması veya tüm ofisinizin bir felaketten zarar görmesi durumunda bu bilgisayarın rutin yedeklerini - tercihen başka bir fiziksel konumda - programlayın. Bilgisayarda, maaş bordroları, tesis maliyetleri, vergi belgeleri ve alacak ve borç hesapları gibi tüm temel kayıt türleriniz için dosya klasörleri oluşturun. Gerektiğinde daha fazla ayrıntılandırma oluşturmak için alt klasörleri kullanın. Genel kurumsal hedefinizi, herhangi bir özel kaydın hızlı ve sezgisel bir şekilde alınması haline getirin.

Kağıt Dosyaların Düzenlenmesi

Geçmişte kalan iş uygulamalarının bir mirası olarak, çoğu şirket hala her şeyin kağıt kayıtlarını tutuyor. Bazen orijinal kağıt kopya belgenin, imzalanmış bir kira sözleşmesi gibi benzersiz yasal gücü vardır. Her durumda, gereksiz evrak işlerinden kaçınmaya çalışırken, sabit dosyalarınız için iyi bir kayıt tutma sistemi kurmanız gerekir. Bir dizi dosya dolabına yatırım yapın ve bunları tuttukları kayıt türlerine göre düzenleyin, temel kayıt türlerini bir arada tutun ve ayrı dosyaları ayırmak için klasörleri ve bölümleri kullanın. Farklı türde temel kayıtların aynı dosya dolaplarında birbirine karışmasına izin vermeyin. Herhangi bir belirli kaydı nerede saklayacağınızı veya alacağınızı bilmeniz için dolapları açıkça etiketleyin. Dolaplarda çok fazla alan bırakın, böylece dosyalarınızı veya dolapları kendinizin taşımasına gerek kalmadan kayıtlarınızı yıllarca büyütebilirsiniz.

Gelen Kayıtların İşlenmesi

İş operasyonları sırasında evrak oluşturup alırken, hem elektronik hem de kağıt kayıtlarınızda dosyalama işlemlerinizi güncel tutun. Yeni evrak işlerini hemen dijital bir sürüm oluşturmak için işleyin - veya dijital bir sürümle başlarken, gerekirse bir kağıt kopya yazdırın - ve ardından kağıt kopyayı dosyalayın ve zamandan ve beladan tasarruf etmek için dijital kopyadan çalışın. İhtiyaç duyduğunuzda dosyaların güncellenmiş basılı kopyalarını yazdırın. Dosya ve klasörlerin masaüstünüzde veya masanızda birikmesine izin vermeyin. Aktif olarak kullanmadığınız zamanlarda her şeyi uygun konumunda saklayın.

Dijital Dosyaların Bakımı

Elektronik kayıtlar söz konusu olduğunda, başlangıç ​​aşamasında, tüm dosyalarınız tek bir bilgisayara sığabilir - ve yalnız çalışan siz olabilirsiniz. Ancak, işiniz ve maaş bordronuz büyüdükçe operasyon genişleyecektir, bu nedenle sonunda temel kayıt türlerini kendi özel bilgisayarlarına ayırmayı bekleyebilirsiniz. Kayıt tutma ağacınızın "dallarını" kesin ve uygun klasörleri kendi bilgisayarlarına taşıyın. Ek olarak, işiniz büyüdükçe dosya yapınızda yeni organizasyonel bölümler gerektiren ince ayarlar ve revizyonlar yapmayı bekleyebilirsiniz. Ardından, dosyalarınız ve klasörleriniz daha fazla hale geldikçe, etkin klasör alanındaki karmaşayı azaltmak için zaman zaman eski kayıtları arşiv alt klasörlerinde arşivleyebilirsiniz. Her şeyi sizin veya bir çalışanın daha sonra kolayca erişebileceği bir yerde saklayın.

Kağıt Dosyaların Bakımı

Kağıt dosyalar söz konusu olduğunda, dosya dolaplarınızı gerektiği gibi düzenli olarak güncelleyin, böylece tüm kayıtların gidecek mantıklı bir yeri olur. Periyodik olarak, muhtemelen iş veya vergi amaçları için ihtiyaç duymadığınız eski dosyaları kaldırın ve bunları yerinde arşiv dosyası dolaplarında veya özel bir depolama deposunda ayrı bir konumda arşivleyin.